Zasady ponoszenia wydatków, warunki angażowania personelu, wymagania w zakresie stosowania procedur zakupowych - to trzy z wielu kwestii, które w realizacji projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich regulują Wytyczne dot. kwalifikowalności wydatków 2021-2027. Przeczytaliśmy projekt tego dokumentu i zgłaszamy do niego nasze uwagi i propozycje.
W "maratonie" konsultacji, które na przełomie czerwca i lipca br. zorganizowało Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej konsultowaliśmy już wytyczne dotyczące komitetów monitorujących (o naszych uwagach napisaliśmy w tej informacji >>) oraz wytyczne w zakresie wyboru projektów (o naszych propozycjach do tego dokumentu przeczytacie w tej wiadomości >>). Teraz wysyłamy do ministerstwa 17 uwag i propozycji do kolejnego projektu wytycznych - regulującego zasady kwalifikowalności wydatków.
Poniżej znajduje się zestawienie kilku (wybranych) naszych postulatów:
(1) Dodanie definicji elastyczności budżetu. Elastyczność budżetu rozumiana jest np. jako ponoszenie wydatków innych niż zaplanowane we wniosku, ale nadal służących celom projektu. Obecnie dla potrzeb rozliczenia każdego „niezaplanowanego” wydatku projektodawca musi pisać drobiazgowe wyjaśnienia, a przecież nie da się w np. rocznym lub dwuletnim projekcie zaplanować wszystkiego szczegółowo i ponieść wydatków w zaplanowanych kwotach i wielkościach. Ważny jest cel wydatku, a nie jego zgodność z tabelą budżetu. Dlatego chcemy, by zasadę elastyczności budżetu wprowadzić do wytycznych.
(2) Usunięcie obowiązku szacowania wartości zamówienia przez podmioty niepubliczne. Wymóg przeprowadzania szacowania zamówienia w trakcie realizacji projektu przez beneficjentów, którzy są zobowiązani do zastosowania zasady konkurencyjności jest zbędnym obciążeniem – jeżeli beneficjent dysponuje wyłącznie środkami przyznanymi mu w umowie o dofinansowanie projektu na bazie wniosku, tzn. że posiada konkretną kwotę pieniędzy na dany zakup i szacowanie zamówienia wykaże, że… kwota ta jest wystarczająca lub nie na zakup, a zasadę konkurencyjności i tak musi przeprowadzić.
(3) Podniesienie wartości kwoty środków powodującej obowiązek stosowania zasady konkurencyjności z 20 tys. zł do 130 tys. zł. W projekcie wytycznych zaproponowano, by obowiązek stosowania procedur zasady konkurencyjności występował dla wszystkich zakupów od kwoty 20 tys. zł netto (zakupy towarów, usług, umowy zlecenia i inne). Sama procedura zasady konkurencyjności jest złożona i wymaga dużo pracy, a kwota 20 tys. zł nie jest wysoka. Ponieważ zasada konkurencyjności została stworzona dla podmiotów, które nie mają obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (jak organizacje pozarządowe), proponujemy, by próg kwotowy podnieść do poziomu 130 tys. zł, czyli do takiego jak określony jest dla podmiotów publicznych gdy prowadzą przetargi zgodnie z ustawą Pzp.
(4) Usunięcie obowiązków dokumentowania godzin zaangażowania z limitem 276 godzin miesięcznie. Wytyczne przewidują, że – tak jak dotychczas – dla osób zatrudnionych w projektach obowiązuje warunek: „łączne zaangażowanie zawodowe personelu projektu w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy UE oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów (niezależnie od formy zaangażowania), nie przekracza 276 godzin miesięcznie" (łącznie z urlopem wypoczynkowym i zwolnieniem lekarskim). Twierdzimy, że nie warto tworzyć zestawień godzin zaangażowania (mnóstwo zbędnej pracy), ale należy skoncentrować się na tym, aby praca realizowana była prawidłowo i efektywnie. To przepisy prawa pracy regulują kto i ile godzin może pracować, ale to nie oznacza, że każda osoba zatrudniona w projektach planuje pracować przez 276 godzin w miesiącu. Godziny zliczają... wszyscy, dokumentacja projektów puchnie, a i tak nie ma pewności, że pracę wykonano dobrze. Projektodawców i ich personel trzeba uczulać na jakość pracy, a nie tworzyć dodatkowe wymagania dla dokumentowania tej pracy.
(5) Wprowadzenie obowiązku corocznej indeksacji stawek przyjętych w konkursach. W regulaminach konkursów instytucje ogłaszające konkursy mogą określać stawki maksymalne dla konkretnych towarów i usług po przeprowadzeniu rozeznania rynkowego co do wysokości tych stawek. Postulujemy, aby stawki te były co roku weryfikowane, co pozwoli ustalić, czy nadal są rynkowe.
(6) Ograniczenie obowiązku przedkładania zaświadczeń dla potwierdzenia kwalifikowalności uczestników projektu. Wytyczne zobowiązują do zbierania aktualnych zaświadczeń od uczestników projektów dla potwierdzenia, że spełnili oni kryteria udziału w projekcie. Podkreślamy, że to zaufanie wobec uczestników i projektodawców jest najważniejsze, a wystarczające dla ustalenia spełnienia przez uczestników warunków uczestnictwa w projekcie są oświadczenia przez nich składane.
(7) Uproszczenia w realizacji i aneksowaniu umów o dofinansowanie, np. jeżeli załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu jest wniosek o dofinansowanie, to zmiana treści wniosku (np. wydłużenie okresu realizacji projektu) nie powinna powodować także zmiany umowy, czyli prowadzić do jej aneksowania, jak dzieje się często dotychczas.
