Cel działań
Przedmiotem Planu Działania było podjęcie działań zmierzających do ulepszenia dwóch regulaminów konkursów ofert organizowanych przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego:
[1] Forum Organizacji Pozarządowych Województwa Kujawsko-Pomorskiego,
[2] bloku szkoleniowo-doradczego, skierowanego do organizacji pozarządowych,
W efekcie dostosowanie form wsparcia organizacji pozarządowych w regionie do ich rzeczywistych potrzeb.
Uzasadnienie wyboru zagadnienia
W ocenie członków Zespołu, formy wsparcie świadczone w ramach wspomnianych dwóch konkursów ofert były niedostosowane do rzeczywistych i aktualnych potrzeb organizacji. Nie pełniły również roli strategicznej: nie wyznaczały nowych trendów, nie przygotowywały do implementacji nowych przepisów, nie stanowiły impulsu rozwojowego dla NGO.
[1] Analiza ostatnich dwóch edycji Forum, z lat 2017 oraz 2018, a także wcześniejszych z lat 2013-2015, prowadziły do wniosku, że wypaliła się dotychczasowa formuła największego spotkania środowiska pozarządowego w regionie. Były to spotkania nieefektywne, niedostosowane do aktualnych potrzeb organizacji, źle zaplanowane, wykorzystujące przestarzałe metody, o niskiej jakości merytorycznej i organizacyjnej, cieszyły się z roku na rok coraz niższą frekwencją.
[2] W praktyce, blok szkoleniowo-doradczy ograniczał się do a.) udostępnienia ekspertów w sztywnych godzinach, rzadko i za pośrednictwem Urzędu, b) szkoleń, których dominującym elementem jest obsługa generatora ofert składanych do Urzędu.
Interesariusze działań
Interesariuszami działań były:
Wszystkie NGO z regionu, jako beneficjenci Forum Organizacji Pozarządowych oraz oferty szkoleniowo-doradczej finansowanej ze środków Samorządu Województwa,
Biuro Współpracy z organizacjami pozarządowymi, jako jednostka bezpośrednio odpowiadająca za organizację i przeprowadzenie otwartych konkursów ofert, a szerzej – za koordynację działań Urzędu Marszałkowskiego w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi.
Stan sprawy
W pierwszym etapie realizacji procesu, Zespół skonsultował pomysł na realizację przebiegu procesu PD z liderami organizacji pozarządowych z regionu, a następnie włączył Kierownika i pracowników Biura Współpracy do Zespołu już od pierwszych podejmowanych działań.
W pierwszej kolejności Zespół zajął się Regulaminem konkursu na organizację „XX Forum Organizacji Pozarządowych Województwa Kujawsko-Pomorskiego”, a dalej analizą dokumentacji podsumowującej organizację Forum NGO w poprzednich latach, w tym kwestią przebiegu i możliwości optymalizacji konkursu „Wolontariat w Akcji”, który do tej pory był integralnym elementem Forum. Następnie Zespół dokonał analizy potrzeb “konferencyjnych” i szkoleniowo-doradczych organizacji pozarządowych w regionie. W tym celu opracowano ankietę upowszechniano poprzez www Federacji, fb.pl Federacji oraz mailing do organizacji. W efekcie 31 przedstawicieli ngo wzięło udział w badaniu, a m.in. na podstawie udzielonych odpowiedzi Zespół sformułował propozycję rozwiązań uwzględniających potrzeby organizacji pozarządowych oraz “dobre doświadczenia” w zakresie organizacji Forum niwelujące “nieefektywne i złe praktyki”. Propozycje zostały zaakceptowane przez Biuro Współpracy NGO podczas spotkania Zespołu i na ich podstawie opracowano Regulamin Konkursu na organizację Forum, który został przyjęty Uchwałą Nr 25/1138/19 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 26.06.2019 r..
Podobne harmonogram pracy przyjęto dla działań nad zmianą Regulaminu konkursu szkoleniowo-doradczego – na podstawie wspomnianej już ankiety, rozmów prowadzonych ze środowiskiem ngo w regionie oraz analizą oferty OWES działających w regionie zwłaszcza pod kątem: a. organizacji, które są wyłączone z ich wsparcia, b. form wsparcia, którymi nie dysponują, opracowano propozycje zmian regulaminu. Biuro Współpracy z NGO zaakceptowało proponowane rozwiązania, które ujęto w regulaminie. Regulamin dla konkursu ofert nr 12/2020 „Zorganizowanie i przeprowadzenie bloku szkoleniowo-doradczego dla organizacji pozarządowych” został przyjęty uchwałą Nr 48/2261/19 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 13 grudnia 2019 r.
Zespół realizujący Plan Działania 28 stycznia 2020 roku spotkał się z kierownikiem oraz pracownikami Biura Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi celem podsumowania procesu, w tym dokonania ewaluacji obu konkursów.
Założone cele działań, czyli dostosowanie regulaminów dwóch otwartych konkursów ofert ogłaszanych przez Zarząd Województwa (1. Forum Organizacji Pozarządowych Województwa Kujawsko-Pomorskiego 2. Zorganizowanie i przeprowadzenie bloku szkoleniowo-doradczego, skierowanego do organizacji pozarządowych) do realnych potrzeb organizacji poprzez wypracowanie i wprowadzenie nowych zapisów w ich regulaminach oraz w Programie Współpracy, został osiągnięty. Tym samym Plan Działania zostaje uznany za zakończony i zrealizowany zgodnie z założeniami.
