To nie były typowe konsultacje dokumentu. Dotyczyły wprowadzenia do „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w PO Kapitał Ludzki” zmian wynikających z rekomendacji audytu Komisji Europejskiej. W takich sytuacjach, przy swoistym „nakazie z góry” trudniej o wpłynięcie na tekst konsultowanego materiału. Ale i tak dzięki konsultacjom udało się wypracować lepsze od proponowanego rozwiązanie, jak i znacznie poprawić czytelność zapisów w dokumencie.Kwestia angażowania personelu do projektów PO KL stała się dla wielu projektodawców najbardziej nieprzewidywalnym elementem realizacji projektów. Zwłaszcza, gdy w Programie wprowadzono wymóg, aby osoby zaangażowane w projektach prowadziły ewidencję swojej aktywności i nie przekraczały limitu 240 godzin zaangażowania miesięcznego w projektach. Dla wielu projektodawców sposób i zakres prowadzenia ewidencji był zagadkowy, a jeszcze mniej jasny był cel ich prowadzenia.
W lutym 2014 roku Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju przekazało do konsultacji nową wersję „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w PO KL”, które regulują m.in. kwestie angażowania personelu projektów. W projekcie tym znalazła się propozycja limitowania godzinowego oraz ewidencjonowania całego zaangażowania zawodowego osób pracujących w projektach, a więc nie tylko zaangażowania w projektach za pieniądze publiczne. Fragment projektu Wytycznych:„Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile (…)
b) łączne zaangażowanie w realizację zadań we wszystkich projektach finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz zadań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta, nie przekracza 240 godzin miesięcznie
oraz osoba ta:
c) prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz zadań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje wszystkie zadania na podstawie jednego stosunku pracy.”
W konsultacjach nowej wersji wytycznych wzięło udział 30 podmiotów z całego kraju, w tym 4 organizacje pozarządowe, a wśród nich Kujawsko-Pomorska Federacja Organizacji Pozarządowych. Większość uwag dotyczyła nowych rozwiązań w zakresie angażowania personelu.
Dzięki konsultacjom, aktywności organizacji i instytucji, jak i otwartości organizatora konsultacji wprowadzone zostało zupełnie inne rozwiązanie: łączne zaangażowanie zawodowe osoby angażowanej do projektu nie może przekroczyć 240 godzin miesięcznie, przy czym beneficjent (realizator projektu) weryfikuje spełnienie tego warunku przed zaangażowanie tej osoby do projektu i zobowiązuje do spełnienia w okresie zaangażowania w projekcie. Zaangażowany prowadzi ewidencję godzin i zadań, ale dla wszystkich projektów, w które jest zaangażowany, a nie – jak planowano – dla całej aktywności zawodowej.
Nowe Wytyczne wejdą w życie 01 maja 2014 roku. Tym samym zawarte do 30 kwietnia br. umowy z personelem projektu realizowane po 1 maja 2014 r. są ważne (o ile są zgodne z przepisami prawa krajowego i z Wytycznymi obowiązującymi w dniu ich zawarcia). Tym samym limit 240 godzin określony w nowych Wytycznych nie ma zastosowania do umów zawartych przed dniem 1 maja 2014 roku, niezależnie od okresu, na jaki zostały one zawarte.